Servantes Integrált Vállalatirányítási Rendszer - ERP

Főkönyvi kettős könyvelés

A Servantes E.R.P. Könyvelő programmodulja

A Servantes Főkönyvi Kettős Könyvelés az integrált rendszer számviteli középpontja

A Servantes Főkönyv, mint az integrált rendszer számviteli középpontja, elsősorban más modulok adataiból töltődik automatikusan, de hagyományos módon, manuális könyveléssel is létrehozhatók könyvelt tételek. A manuális könyvelésnek két módja van, az egyik a kontírozott, tehát könyvelőként feldolgozott bizonylatok könyvelése, a másik pedig a Servantes specialitása, a Főkönyvi Iktatás. A főkönyvi iktatás lehetővé teszi, hogy kontírozási ismeretekkel nem rendelkező adatrögzítők bizonylatokat iktassanak, amiket később hozzáértő könyvelők kontíroznak, tehát főkönyvi számokkal látnak el, s e tételek csak ezt követően jelennek meg a könyvelési listákban. A számvitelben kevésbé jártas könyvelőket előre feltöltött, kiválasztható gazdasági események alapján működő kontírozó funkció segíti.

 

Automatikákkal segített költségkönyvelés

  • Elsődleges költségnem könyveléssel párhuzamos költséghely, költségviselő könyvelése, vagy
  • Elsődleges költséghely, költségviselő könyveléssel párhuzamos költségnem könyvelése.

A költségek egymással kapcsolatos relációi, mint költségfelosztás megjelennek a vezetői számvitel részeként táblázatos formában.

Teljesítmények, költségek tényleges teljesítés, felmerülés szerinti figyelése

A számviteli és áfa törvény eltérő teljesítési időpontot határoz meg jellemzően a folyamatos szolgáltatások tekintetében. Szinte nincs olyan cég, mely ne venne igénybe folyamatos szolgáltatást (például telefon használat, közüzemi díjak, stb). A főkönyv lehetőséget biztosít a tételek mindkét törvény szerinti nyilvántartására és valamennyi főkönyvi nyomtatvány e szerinti lekérdezésére.

Könyvelési időszak rögzítése

Adóhatósághoz, Cégbírósághoz benyújtott bevallások, „lezárt” időszakok esetében lehetőség van az időszakok rögzítésére, melyet követően a főkönyvben megjelenő akár automatikus, akár manuális könyvelési tételek már csak önellenőrzési naplóra kerülhetnek. Ezzel a lehetőséggel biztosítva van a mindenkori egyezőség a főkönyvi adatok és a korábbi bevallások között.

Vevők csoportosítása

A főkönyvi nyomtatványok főleg szintetikus adatokat tartalmaznak, míg a más modulok rendelkeznek a megfelelő analitikákkal. Lehetőség nyílik azonban a vevők oly szintű csoportosítására, melynek megfelelően a vevők egy csoportjáról részletes adatok jeleníthetők meg a főkönyvi listákon, másik csoportjáról pedig időszakok szerint összevont.

Komplex keresési lehetőség

Igen megkönnyíti az adatok visszakereshetőségét a komplex keresési funkció, mely lehetőséget biztosít a könyvelési tételek bármely adatára való hivatkozás szerinti keresésre. Akár egy szó vagy összeg elegendő ahhoz, hogy a felhasználó megtalálja a tételt.

Könyvelési tételek keletkezési módjai - részletezés

Főkönyvi iktatás

A nagy mennyiségű beérkező bizonylatok, számlák gyakran azt az igényt indukálják, hogy azok feldolgozása két fázisban menjen végbe. Ez esetben az elő feldolgozást sokszor olyan személy végzi, akinek se képesítése, se ismerete nincs a bizonylatok kontírozására, így csak azok főbb adatait (bizonylat szám, dátumok, partner, megnevezés, összeg) dolgozza fel, vagyis iktatja, ezzel időt takarítva meg a könyvelőnek. Ez a fázis maga a Főkönyvi iktatás. Ekkor a könyvelő a már iktatott számlákon dolgozhat tovább, s a bizonylat főbb adatait készen kapva, munkája a kontírozásra szorítkozhat. Így, ha a a felhasználó szervezeti felépítése igényli, akkor használható a szoftver úgy is, hogy két lépcsőben folyik a kézzel rögzített tételek feldolgozása.
E két fázis:

  • Elő feldolgozás, más néven bizonylatok iktatása.
  • Kontírozás, ahol a korábban iktatott bizonylatok főkönyvi és analitikus kiegészítése folyik. E kiegészítés után válnak a bizonylat adatai főkönyvi tétellé vagy tételekké. Az iktatott tételek, addig is, míg nem válnak könyvelt tételekké, már részét képezik a pénzügyi kimutatásoknak, így már a teljes kontírozás előtt biztosítják a kintlévőségek, esedékes bevételek és kiadások figyelését és más nélkülözhetetlen pénzügyi kimutatások naprakész állapotát.

Automatikus könyvelési feladás más modul adataiból

A főkönyvi modul szoros integrációban a hozzá csatlakozó modulokkal fogadja a felőlük érkező már automatikusan kontírozott adatokat. A rendszer egyes szintjein keletkező bizonylatok előkontírozva, újabb kézi feldolgozást nem igényelve megjelennek a főkönyvben is, vagy (beállítások szerint) kontírozás nélkül megjelennek a főkönyvi szerkesztő területén, ahonnan kontírozásuk után átkerülhetnek a főkönyvbe.

Bizonyos tételek a vállalati folyamatok olyan szintjén keletkezhetnek, ahol még nem áll rendelkezésre valamennyi analitikus jelölés. Ezen tételek esetében a rendszer még nem könyveli azokat közvetlenül a főkönyvbe, hanem megköveteli kiegészítésüket, és csak valamennyi szükséges adattal való kiegészítésük után kerülnek át a főkönyvi táblába.
Mielőtt más modul által küldött főkönyvi adatok ténylegesen főkönyvi tételekké válnának, a könyvelőnek lehetősége van ezen folyamatokat felügyelni úgy, hogy a főkönyv felé történt feladásokat csak megerősítés után jeleníti meg a rendszer, mint főkönyvi tétel, így elkerülhető, hogy az időszakos főkönyvi egyeztetések közepette más és más, megújult adatok jelenjenek meg a főkönyvi listákon.

Főkönyvi modul automatikusan képzett könyvelési tételei

A főkönyv könyvelt tételi alapján felhasználói kezdeményezésre keletkezhetnek újabb főkönyvi tételek. Ezek lehetnek év közben folyamatosan vagy csak időszakosan megjelenő tételek.
Folyamatosan keletkező tételek lehetnek költséghely, költségviselő szerinti főkönyvi könyvelés esetén a másodlagosan könyvelendő költségtételek.
Időszakosan megjelenő tételek például az év végi zárás, nyitás könyvelési adatai.

Manuális könyvelés

Erre a feldolgozási módra akkor is szükség van, ha egyébként a rendszer moduljai teljes integrációban dolgoznak egymással, tehát teljes a közvetlen adattovábbítás. Így kerülnek feldolgozásra például a beérkező számlák, a kompenzációról kötött megállapodások, valamint egyéb vegyes tételek.

Tegye fel kérdését ezen az űrlapon!

Feliratkozom szakmai hírlevelükre.

Hozzájárulok, hogy akciókról, előnyös lehetőségekről felvegyék velem a kapcsolatot.