AVAGY MIÉRT FONTOS ÉV KÖZBEN IS A FOLYÓSZÁMLA EGYEZTETÉS?
AVAGY MIÉRT FONTOS ÉV KÖZBEN IS A FOLYÓSZÁMLA EGYEZTETÉS?
Így év elején kezdünk ráhangolódni a 2021-es év zárására. Sokszor előfordul, hogy alábecsüljük a zárási folyamatot és több időt vesz el tőlünk, mint amennyivel kalkuláltunk. Ezért tanácsoljuk, hogy már év közben is egyeztessünk, ellenőrizzünk. Kulcsfontosságú kérdés a partneri folyószámla egyeztetés, hiszen legyen az egy túlfizetés vagy egy részteljesítés, úgy azokat rendezni, rendeztetni kell.
De mit is mutathatnak a vevői, illetve a szállítói folyószámla egyenlegek?
Jól tudjuk, hogy a vevői, illetve a szállítói folyószámla egyenlegek kétfélék lehetnek. Főkönyvi szempontból ha az egyenleg nulla, akkor minden számla maradéktalanul ki van fizetve. Ha az egyenleg nem nulla, akkor lehet szó részteljesítésről, vagy még le nem járt kintlévőségről, esetleg ki nem fizetett, lejárt számlákról is, de akár túlfizetésről is.
De mit is mutathatnak a vevői, illetve a szállítói folyószámla egyenlegek?
Jól tudjuk, hogy a vevői, illetve a szállítói folyószámla egyenlegek kétfélék lehetnek. Főkönyvi szempontból ha az egyenleg nulla, akkor minden számla maradéktalanul ki van fizetve. Ha az egyenleg nem nulla, akkor lehet szó részteljesítésről, vagy még le nem járt kintlévőségről, esetleg ki nem fizetett, lejárt számlákról is, de akár túlfizetésről is.
Hogyan tudjuk a vevői, szállítói egyenlegeket hatékonyan ellenőrizni?
Amennyiben év közben csak főkönyvi kivonatot kérünk le, így összesített vevői, illetve szállítói egyenlegünk mutathat megfelelő tartozik, illetve követel egyenleget akár amellett is, hogy részleteiben az egyenleg bizony nem rendezett. Például egyes vevőknek követel egyenlege van, vagy esetleg egyes szállítóknak tartozik egyenlege van. De ugyanez a helyzet akkor, ha nem analitikus pénzügyi nyomtatványokból dolgozunk, hanem akár csak főkönyvi kartonokból, vagy épp nem egy megfelelően analitikus pénzügyi nyomtatványból. Viszont egy jól felépített, részletezett vevői, illetve szállítói kimutatásban akár a túlfizetéseket is meg tudjuk állapítani.
Nagy segítségünkre lehet egy igazán testre szabható, számos szűrési feltételt biztosító program, mely áttekinthető nyomtatványaival rögtön megadja a szükséges pénzügyi információkat ahhoz, hogy kintlévőségeinket hatékonyan csökkentsük. A Servantes Vállalatirányítási Szoftverrendszer számos előnyt segítséget, támogatást nyújt egy pénzügyi munkatársnak, ahol akár egyedi igényeinkre szabva tudunk különféle pénzügyi listákat, analitikákat és összevont nyomtatványokat lekérni, mely megkönnyíti a hatékony és pontos, precíz munkát.
Részteljesítéshez már muszáj vagyunk tételes számlalistát lekérni, a lejárt tartozásokat vizsgálva pedig egy kintlévőséget gyűjtő listát. A Servantes egy gyors, pontos és megbízható szoftverrendszer, amely képes például a kintlévőség lekérdezéseket is olyan mélységben alábontani, amennyire az csak szükséges lehet.
SERVANTES
OLYAN PÉNZÜGYI LISTÁKAT TALÁLHATUNK BENNE, MINT PÉLDÁUL:
vevői és szállítói folyószámla listák, kartonok számos szűrési lehetőséggel,
kiegyenlített, ki nem egyenlített, részben kiegyenlített vagy akár túlfizetett folyószámla listák tetszés szerinti lekérdezéssel,
iktatott, de még le nem könyvelt számlák listája, ha van olyan munkatárunk, aki elődolgozik a számlákkal,
sztornó számlák listája, hogy minden információt teljes körűen láthassunk,
előleg számlák lekérdezése, hogy lássuk melyek a nyitott és melyek a már végszámlával lezárt előlegszámlák,
hátralékos számlák listája számos szűrési lehetőséggel, hogy kintlévőségeinkről teljes, átfogó és részletes képünk legyen és minimalizálni tudjuk azokat,
vevői, szállítói folyószámla egyenleg lekérdezés akár főkönyvi számok szerint is, ha több vevő és szállító főkönyvi számmal dolgozunk,
egyenlegközlők, hogy gördülékenyen tudjuk a folyószámlánkat egyeztetni partnereinkkel,
áttekinthető fizetési felszólítók, hogy a kintlévőségkezelésünk hatékony lehessen,
és még sorolhatnánk.
Hogyan tudjuk a vevői, szállítói egyenlegeket hatékonyan ellenőrizni?
Amennyiben év közben csak főkönyvi kivonatot kérünk le, így összesített vevői, illetve szállítói egyenlegünk mutathat megfelelő tartozik, illetve követel egyenleget akár amellett is, hogy részleteiben az egyenleg bizony nem rendezett. Például egyes vevőknek követel egyenlege van, vagy esetleg egyes szállítóknak tartozik egyenlege van. De ugyanez a helyzet akkor, ha nem analitikus pénzügyi nyomtatványokból dolgozunk, hanem akár csak főkönyvi kartonokból, vagy épp nem egy megfelelően analitikus pénzügyi nyomtatványból. Viszont egy jól felépített, részletezett vevői, illetve szállítói kimutatásban akár a túlfizetéseket is meg tudjuk állapítani.
Nagy segítségünkre lehet egy igazán testre szabható, számos szűrési feltételt biztosító program, mely áttekinthető nyomtatványaival rögtön megadja a szükséges pénzügyi információkat ahhoz, hogy kintlévőségeinket hatékonyan csökkentsük. A Servantes Vállalatirányítási Szoftverrendszer számos előnyt segítséget, támogatást nyújt egy pénzügyi munkatársnak, ahol akár egyedi igényeinkre szabva tudunk különféle pénzügyi listákat, analitikákat és összevont nyomtatványokat lekérni, mely megkönnyíti a hatékony és pontos, precíz munkát.
Részteljesítéshez már muszáj vagyunk tételes számlalistát lekérni, a lejárt tartozásokat vizsgálva pedig egy kintlévőséget gyűjtő listát. A Servantes egy gyors, pontos és megbízható szoftverrendszer, amely képes például a kintlévőség lekérdezéseket is olyan mélységben alábontani, amennyire az csak szükséges lehet.
SERVANTES
OLYAN PÉNZÜGYI LISTÁKAT TALÁLHATUNK BENNE, MINT PÉLDÁUL:
vevői és szállítói folyószámla listák, kartonok számos szűrési lehetőséggel,
kiegyenlített, ki nem egyenlített, részben kiegyenlített vagy akár túlfizetett folyószámla listák tetszés szerinti lekérdezéssel,
iktatott, de még le nem könyvelt számlák listája, ha van olyan munkatárunk, aki elődolgozik a számlákkal,
sztornó számlák listája, hogy minden információt teljes körűen láthassunk,
előleg számlák lekérdezése, hogy lássuk melyek a nyitott és melyek a már végszámlával lezárt előlegszámlák,
hátralékos számlák listája számos szűrési lehetőséggel, hogy kintlévőségeinkről teljes, átfogó és részletes képünk legyen és minimalizálni tudjuk azokat,
vevői, szállítói folyószámla egyenleg lekérdezés akár főkönyvi számok szerint is, ha több vevő és szállító főkönyvi számmal dolgozunk,
egyenlegközlők, hogy gördülékenyen tudjuk a folyószámlánkat egyeztetni partnereinkkel,
áttekinthető fizetési felszólítók, hogy a kintlévőségkezelésünk hatékony lehessen,
és még sorolhatnánk.
De mi is a teendő amennyiben eltérést tapasztalunk?
Tudjuk jól, hogy eltérés lehet egy részteljesítés, egy túlfizetés, vagy esetleg egy lejárt számlatartozás.
A partnerünkről a legjobbat feltételezve azt gondolhatjuk, hogy valamely nyilvántartási hiba lephetett fel. Például:
- Részteljesítés esetén más összeggel került a számla rögzítésre,
- Túlfizetés esetén esetleg kétszer került átutalásra az adott számla
- Lejárt számlatartozás esetén, akár elkeveredhetett a számla.
Bármilyen jellegű eltérést is tapasztalunk, úgy azt célszerű mihamarabb partnerünk felé is jelezni.
A Servantes-nél lehetőség van a klasszikus, átlátható, szépen felépített egyenlegközlő levelek kiküldésére is, amely még napjainkban is hasznos lehet, főleg ha eltérést tapasztalunk, vagy „csak” amiatt is, hogyha meg szeretnénk győződni például arról, hogy partnerünk összes számlája beérkezett-e hozzánk, könyvelőkhöz.
De mi is a teendő amennyiben eltérést tapasztalunk?
Tudjuk jól, hogy eltérés lehet egy részteljesítés, egy túlfizetés, vagy esetleg egy lejárt számlatartozás.
A partnerünkről a legjobbat feltételezve azt gondolhatjuk, hogy valamely nyilvántartási hiba lephetett fel. Például:
- Részteljesítés esetén más összeggel került a számla rögzítésre,
- Túlfizetés esetén esetleg kétszer került átutalásra az adott számla
- Lejárt számlatartozás esetén, akár elkeveredhetett a számla.
Bármilyen jellegű eltérést is tapasztalunk, úgy azt célszerű mihamarabb partnerünk felé is jelezni.
A Servantes-nél lehetőség van a klasszikus, átlátható, szépen felépített egyenlegközlő levelek kiküldésére is, amely még napjainkban is hasznos lehet, főleg ha eltérést tapasztalunk, vagy „csak” amiatt is, hogyha meg szeretnénk győződni például arról, hogy partnerünk összes számlája beérkezett-e hozzánk, könyvelőkhöz.
Na de nézzük azt az esetet, amikor jelentősebb kintlévőségünk van!
Abban az esetben mikor a vevői követelésünknek bizonyos százalékát kintlévőségek alkotják, úgy veszélybe kerülhet vállalkozásunk működése, fennmaradása is. Mindenképpen mihamarabb foglalkozni kell ezekkel a tartozásokkal. Ilyen esetben az lenne a legjobb megoldás, ha lenne olyan munkatársunk, akinek lenne arra kapacitása, hogy kezében tartaná ezeket az ügyeket folyamatosan vagy időszakosan (heti-havi rendszerességgel), attól függően, hogy mekkora mennyiségről van szó és milyen az ügyfeleink pénzügyi fegyelme.
Itt a kapacitás szokott a legnehezebben megoldódni, hiszen a mai feszített munkatempóban a napi rutinfeladatok mellett nagy kihívást jelent egy-egy plusz feladat. Azonban egy sok automatizmussal ellátott program, mint például a Servantes, mindösszesen pár gombnyomással generálni tud olyan listákat, amelyekből már könnyen és átláthatóan tudunk tovább dolgozni és kevés időbefektetéssel kézben tudjuk tartani pénzügyeinket, kintlévőségeinket.
Na de nézzük azt az esetet, amikor jelentősebb kintlévőségünk van!
Abban az esetben mikor a vevői követelésünknek bizonyos százalékát kintlévőségek alkotják, úgy veszélybe kerülhet vállalkozásunk működése, fennmaradása is. Mindenképpen mihamarabb foglalkozni kell ezekkel a tartozásokkal. Ilyen esetben az lenne a legjobb megoldás, ha lenne olyan munkatársunk, akinek lenne arra kapacitása, hogy kezében tartaná ezeket az ügyeket folyamatosan vagy időszakosan (heti-havi rendszerességgel), attól függően, hogy mekkora mennyiségről van szó és milyen az ügyfeleink pénzügyi fegyelme.
Itt a kapacitás szokott a legnehezebben megoldódni, hiszen a mai feszített munkatempóban a napi rutinfeladatok mellett nagy kihívást jelent egy-egy plusz feladat. Azonban egy sok automatizmussal ellátott program, mint például a Servantes, mindösszesen pár gombnyomással generálni tud olyan listákat, amelyekből már könnyen és átláthatóan tudunk tovább dolgozni és kevés időbefektetéssel kézben tudjuk tartani pénzügyeinket, kintlévőségeinket.
Milyen lehetőségeink vannak kintlévőségeink rendeztetésére?
Első körben érdemes telefonhívást kezdeményezni, emellett pedig egy e-mailt kiküldeni. Ez a kezdeti legbarátságosabb mód arra, hogy felhívjuk ügyfelünk figyelmét, hogy elmaradása van és annak rendezésére ösztökéljük. Ezt már csak azért is érdemes első lépésként megtenni, mert ahogy korábban is írtuk, lehet, hogy csak egy számla elkallódott, vagy el lett nézve és más összeg lett utalva, mint amiről a számla szólt.
Következő lépésként először e-mailben, majd tértivevényes megoldással kiküldhető egy fizetési felszólítás, majd egy utolsó fizetési felszólítás. Még mielőtt ügyvédhez kerülne az ügy, érdemes részletfizetési ütemezést is kezdeményezni, melyhez szintén segítséget nyújt a Servantes szoftverrendszer.
Nem utolsó szempont azt sem átgondolni, hogy nem-e érdemes kintlévőség-kezelő céggel felvenni a kapcsolatot, akik közül többen már sikerdíjjal dolgoznak.
Fontos, hogy minden folyamatot adminisztráljunk le alaposan. Ez nagyon fontos. Nekünk is segítség, ha vissza szeretnénk keresni, hogy vajon az adott céggel, adott számlával foglalkoztunk-e, megpróbáltuk-e behajtani a követelésünket. A Servantes természetesen ehhez is segítséget nyújt.
Milyen lehetőségeink vannak kintlévőségeink rendeztetésére?
Első körben érdemes telefonhívást kezdeményezni, emellett pedig egy e-mailt kiküldeni. Ez a kezdeti legbarátságosabb mód arra, hogy felhívjuk ügyfelünk figyelmét, hogy elmaradása van és annak rendezésére ösztökéljük. Ezt már csak azért is érdemes első lépésként megtenni, mert ahogy korábban is írtuk, lehet, hogy csak egy számla elkallódott, vagy el lett nézve és más összeg lett utalva, mint amiről a számla szólt.
Következő lépésként először e-mailben, majd tértivevényes megoldással kiküldhető egy fizetési felszólítás, majd egy utolsó fizetési felszólítás. Még mielőtt ügyvédhez kerülne az ügy, érdemes részletfizetési ütemezést is kezdeményezni, melyhez szintén segítséget nyújt a Servantes szoftverrendszer.
Nem utolsó szempont azt sem átgondolni, hogy nem-e érdemes kintlévőség-kezelő céggel felvenni a kapcsolatot, akik közül többen már sikerdíjjal dolgoznak.
Fontos, hogy minden folyamatot adminisztráljunk le alaposan. Ez nagyon fontos. Nekünk is segítség, ha vissza szeretnénk keresni, hogy vajon az adott céggel, adott számlával foglalkoztunk-e, megpróbáltuk-e behajtani a követelésünket. A Servantes természetesen ehhez is segítséget nyújt.
ÖSSZESÉGÉBEN
Összességében fontos megemlíteni, hogy cégünk fizetésképességét előtérbe helyezve, nagy figyelmet kellene fordítani a folyószámla rendezésekre. Egy teljes körű, megbízható szoftver, mint a Servantes, teljes mértékben támogatja a precíz pénzügyi nyilvántartást és segíti a pénzügyi munkatársakat ahhoz, hogy feladataikat könnyen és pontosan tudják ellátni és a kintlévőségeket könnyen tudják minimalizálni. Már csak azért is fontos ez és a pénzügy folyamatos nyomon követése, mert rájöhetünk, hogy például folyamatosan árut értékesítünk egy notóriusan nem fizető ügyfelünknek, ami plusz időt, plusz energiát vesz el a munkatársaktól. Bár olyan is előfordulhat, hogy egy régi, stabil ügyfelünk épp likviditási nehézséggel küzd és ha rendelkezésünkre áll minden információ és épp megtehetjük, tudjuk segíteni és rugalmasak lenni hozzá ezen nehéz időkben, ami az üzleti partneri kapcsolatot tovább tudja mélyíteni.
Éppen ezért szükséges lehet, nekünk vezetőknek egy olyan megbízható, átlátható és precíz szoftverrendszerre, mely biztosítja a megfelelő listákat, kimutatásokat ahhoz, hogy a pénzügyi munkatársak hatékonyan tudjanak dolgozni és munkájukat könnyen el tudják látni annak érdekében, hogy a kintlévőségek és általában pénzügyi folyamatok hatékonyan kontrollálva legyenek. A Servantes ezt mind biztosítani tudja.
Kérjen Programbemutatót!
