Bevezetési folyamat
A Servantes Szoftver telepítése és oktatása, így használatba vétele is gyorsan és néhány lépésben lezajlik, melyek legfontosabb pontja az oktatás a szoftver használatára. Tapasztalataink szerint a Felhasználók már egy rövid első oktatás után azonnal sikerrel gyakorolják, majd alkalmazzák a Servantes szoftvert.
Nagyobb méretű szervezetek esetén – annak érdekében, hogy a cég valamennyi olyan dolgozója, aki használja majd a Servantes szoftvert, az általános lekérdezőt vagy más modult, könnyedén alkalmazza a Servantes rendszert – a következőkben leírt sorrendet javasoljuk.
Kisebb szervezet esetén nem szükséges egyedi bevezetési terv kialakítása, az integrált rendszer gyakorlatias és gyors beindítása érdekében az Servantes rendszerhez kialakított szabványos bevezetési lépéseken megyünk végig igen gyorsan.
A Servantes elsősorban nem szoftver, hanem egy megoldás kerül bevezetésre, mert az elsődleges fontosságú az, hogy a felhasználó eddigi nehézségei, hiányoságai megszűnjenek az ügyviteli rendszer-használat területén. Bármilyen szempontok vezették is el a cég vezetőit a Servantes rendszerhez, azokat kisebb vagy nagyobb mértékben megelőzte valamilyen hiányérzet vagy elégedetlenség az akkori helyzettel. Ezek azok a problémák, amire a Servantes program megoldást fog nyújtani a bevezetés végére.
A bevezetési folyamat így részben a már jóval a telepítés és oktatás előtt megkezdődik azzal, hogy az Servantes tanácsadók felmérik a cég korábbi ez irányú esetleg fennálló nehézségeit, a felhasználók (vezetők és beosztottak) tényleges igényeit, illetve a felhasználók helyét a cég struktúrájában.
Az általánosan bevezetésnek nevezett folyamat többi lépése csak ezután következik: bevezetési terv elkészítése, telepítés, oktatás, felhasználói gyakorlatok, konzultációk, korábbi adatok migrációja (importja), éles indulás.
Felmérés
Ennek keretében közösen feltérképezzük, hogy mely felhasználók milyen funkciókat és hol működtetnek a szoftverben, s ez hogyan illeszkedik egymás folyamataihoz és a munkakörökhöz. A felmérés adatait vagy a felhasználók vagy a cég informatikai vezetője szolgáltatja. A felhasználókat ekkor kérdezik meg az esetleges egyedi igényeikről is. A felmérés eredménye a bevezetési terv, mely alapján a két együttműködő cég bevezetési naplót vezet majd a sikeres bevezetés érdekében. A felmérés másik eredménye lehet egyedi elképzelések pontos meghatározása (specifikáció).
Bevezetési terv
A bevezetési tervben felsorolunk minden szükséges körülményt, résztvevőt és legfőképpen lépést, ami a Servantes szakértők segítségével eljuttatja a céget és munkatársait oda, hogy a szoftvert önállóan, eredményesen és saját maguk valamint vezetőik elégedettségére használják. Figyelembe vesszük az Önök cége ügymenetét, gyakorlatát, számvitelét és ügyviteli szokásait.
Telepítés
A Servantes technikai szakértői lehetőleg megrendelő rendszergazdája jelenlétében telepíti a szerverre és a terminálokra a szoftver valamennyi olyan modulját, mely a cégnél használatban lesz. Szükség esetén ezt megelőzheti az, hogy a megrendelő beszerzi a szükséges hardvert, amiben a Servantes tanácsadók szívesen nyújtanak segítséget.
A telepítés során – amennyiben megrendelőnél van rendszergazda – a rendszergazda is lesajátítja a telepítés lépéseit, hogy később önállóan is reprodukálni tudja a telepítést, illetve újabb terminálokra telepíthesse a szoftvert új felhasználók számára.
A telepítés eredménye az, hogy a tervezett mennyiségben és tartalommal létre van(nak) hozva adatbázis(ok) és a szoftverek futnak a bevezetési tervben meghatározott felhasználók számítógépén. Telepítve van továbbá egy olyan adatbázis, amelyben a felhasználók úgy gyakorolhatnak majd, hogy az nem érinti éles adataikat.
Migráció
Ritka, hogy valamely cég nem egy korábbi programról tér át a korszerű Servantes Szoftverre, így esetenként felmerül az igény adatok importja a korábbi szoftverből a Servantes rendszerbe. A Servantes szoftver rendelkezik egy szabványos Servantes import struktúrával, ami ilyen esetben is gyorssá teszi a Servantes programmal való „éles” elindulást.
Ha a felhasználó korábbi szoftvere nem képes minden adatot kinyerni a Servantes import modul számára, akkor a migráció fejlesztési folyamat keretében valósulhat meg. Ezt a munka általában az oktatással párhuzamosan folyik, s mire az befejeződik, akkora az éles indulás és számfejtés számára már rendelkezésre állnak a régi adatok az új szoftverben.
Oktatás
Az oktatás során a cég munkatársai megismerkednek a szoftver funkcióival és megtanulják használni a rendszer rájuk vonatkozó részeit. Ezeket tesztadatbázisban úgy gyakorolják, mintha éles adatok volnának. Megrendelő eldöntheti, hogy dolgozói az oktatás befejezése végén vizsgát tesznek-e vagy sem.
Felhasználó gyakorlatok és Konzultációk
A szoftvermodulok és a felhasználók létszámától függően átlagosan 2 vagy 6 nap szükséges a vállalati e.r.p. szoftver alapos megismerésére, de már az első napokon gyakorlatias munkát végezhetnek. Tapasztalatunk szerint egy gyors bevezetést jobban kedvelnek a kontrollerek, könyvelők, raktárosok is inkább a gyakorlatuk során felmerülő kérdéseikre választ adó konzultációkból kérnek többet.
Szinte minden oktatási nap egy része gyakorlatokat tartalmaz a felhasználó számára. Az oktatással párhuzamosan két oktatási nap között a cég munkatársai önállóan is gyakorolják a szoftver használatát saját valós adataikkal. Felmerülő kérdéseiket a következő oktatási napon tisztázzák. A konzultációk gyorsan leegyszerűsítik az összetettebbnek tűnő feladatok megoldását is.
Éles indulás
Az éles indulást – amennyiben erre megállapodás jön létre – megelőzi az adatok migrációja, tehát idegen rendszerekből a Servantes szoftverbe való beolvasása.
Az éles indulás része felhasználó éles adatbázisának kialakítása. Számlarend és egyéb törzsadatok kialakítása. Ezt a munkát a Servantes tanácsadók támogatják, amennyiben azonban ehhez kézi adatfeldolgozás szükséges az felhasználó feladata.
Az éles indulás utolsó fázisa az éles adatokkal való működés első és második napja. Az éles indulást Servantes tanácsadók felügyelik. Az éles indulás nem egy elhúzódó folyamat, hanem a annak a napja, amikor egy vagy több modul éles adatokkal megkezdi működését. Az éles indulás támogatás napjainak tervezett számát a bevezetési napló tartalmazza, csakúgy, mint a már megvalósultakat.