Gondolatébresztő cégvezetőknek
A jó ügyvezetőnek is jól jön egy gondolatébresztő! Sőt, neki használ igazán! Ha azonban úgy gondolja, hogy akadhat valami ebben a gondolatébresztőben, ami hasznos lehet az Ön számára, akkor úgy is lesz.
A magyar cégvezetők többsége egyben tulajdonosa is a cégének, ami csak növeli azt a lehetőséget, hogy valamit jó irányba mozdítson el a cégében. Jól menő cégnek is lehet szüksége ilyesmire? Általában igen, mert a „jó” is meghaladható.
Reggel a cégben
Minden cégvezetőnek van valamilyen megszokott tevékenysége, amit akkor végez, amikor reggel beérkezik a cégbe. Kézenfekvő, hogy tájékozódik az aktuális folyamatokról, termelésről, szolgáltatásról, a tegnapi bevételről. Nem valószínű, hogy egy működő cég vezetője számára fel kellene találni a spanyolviaszt.
Ha a cégnek jól mennek a dolgai, a bevétel emelkedik, a kiadások nem nőnek számottevően, akkor a cégvezető jól is teszi, ha nem avatkozik be otrombán a cég termelési, szolgáltatási vagy kereskedelmi folyamataiba. Azonban legalább naponta még ekkor is érdemes átfutni a bevételi adatokat, mert ha abban durva csökkenés van, akkor valaki az ő tudta nélkül valamit megváltoztatott a cégben, s ez rosszul sült el.
Az is lehet, hogy minden rendben halad és egyik napról a másikra jellemzően nincs nagy változás, de a cégvezető vagy a tulajdonos szeretné emelni a nyereséget vagy a bevételt, vagy a kettőt egyszerre. Talán éppen azért nincs jelentős javulás, mert nem is várjuk el a cégünktől, a munkatársainktól és magunktól, hogy legyen.
Ez akkor most kontrolling?
Van egy tárgy, amit kontrollingnak hívnak, de nem minden cégben van egy „kontroller”, és még az sem biztos, hogy az ő információi megfelelő alapot nyújtanak a cégvezető döntései számára. Nem akarjuk itt leértékelni a kontrollingban rejlő tudást, sem versenyezni azzal, hiszen az hasznos tudomány.
Akár van kontroller a cégben, akár nem, nem olyan adatokról van itt szó, amihez minden reggel egy másik munkatárssal kellene konzultálnia az ügyvezetőnek. Ez a gondolatébresztő nem akar elméleti lenni, hanem olyan gyakorlati dolgokra világít rá, amelyekkel a cégvezető saját maga is tud valamit kezdeni akkor is, ha nem alkalmaz egy elemzőt. Ha pedig alkalmaz, akkor az ő munkája ettől még nem válik feleslegessé.
Ami minden cégnek kellene
Ha reggel arra hagyatkozunk, amit a munkatársaink mondanak, akkor véleményeknek és nézőpontoknak tesszük ki magunkat ahelyett, hogy konkrét tudásunk lenne a cégről. Ez nem azt jelenti, hogy ne bízhatnánk meg a beosztottainkban, de a cégvezetőnek hasznosabbak a számadatok, mint a vélemények. A véleményekkel egyetérteni és vitatkozni is lehet. A számadatok viszont tények.
Az értékesítési, kereskedési és más teljesítménymutató számadatok a cégvezető legjobb barátai. Ön ülne olyan repülőn, aminek nincs műszerfala? Ugyanez a helyzet a céggel is. Ha semmi sem mutatja, hogy mennyivel és merre haladunk, akkor az vakrepülés.
Mire van hát szüksége egy ügyvezetőnek reggel? Erre most sokan azt mondják, hogy „egy jó kávéra”. Ez lehet így, de azon túl olyan, lehetőleg nem bonyolult és rövid kimutatásra (vagy többre), amely ugyanúgy mutatja, hogy „merre megy éppen most a cég”, mint ahogyan egy repülő műszerfala is sok mindent elárul a pilóta számára.
Mi a teendő rövid távon?
A cégvezetőnek nincs szüksége bonyolult dolgokra. Neki működő, könnyen áttekinthető dolgokra van szüksége. Nincs szüksége 20 oldalnyi kimutatásra, hogy az ébresztő kávé után újra elaltassa magát a lapozgatással.
Ahhoz, hogy egyik napról a másikra ne érje „meglepetés” a céget, legalább a legfontosabb termelési, szolgáltatási, pénzügyi adatokra minden reggel szükség van.
Ez legfeljebb néhány adat, grafikon csupán pár oldalon.
Mivel a cégek nem egyformák, ezért minden cégvezetőnek más és más a fontos ahhoz, hogy lendítsen egyet a cégén reggelente, vagy a megnyugtató adatok birtokában nyugodtan hátradőlhessen.
Vannak azonban hasonlóságok. Érdemes tudni a bankszámla állását, a tegnapi vagy a közelmúltbeli bevételeket, és a mára vagy a közeljövőre vonatkozó várható bevételeket, mindezt anélkül, hogy a cégvezető végigjárná minden vezető beosztású munkatársát, mert az rengeteg időt vehet tőle el.
Mire használjuk a napi szintű adatokat?
Egy jó vezető a számára legfontosabb adatokból azonnal tudja, hogy a cég melyik részlege, osztálya vagy munkatársa szorul segítségre, milyen folyamat szorul korrigálásra, beavatkozásra. A napi szintű adatokkal kapcsolatban a lényeg az időben történő jobbító cselekvésen van.
Milyen adatok segítenek középtávon?
Középtávon azt kezdjük az összesített információkkal, hogy összehasonlítjuk azokat egy korábbi, hasonló hosszú időszak adataival. Ha azt látjuk, hogy a bevétel esik, akkor megnézzük, hogy mi változott a cégben, ami miatt ez történik. Persze ráfoghatjuk a csökkenést a külső tényezőkre, a gazdasági környezet kedvezőtlen alakulásaira, de szinte mindig található valami, ami a cégben változott, s aminek következménye a csökkenés.
Ha csökkenés van, akkor valamit nem vagy nem úgy csinál a cég, mint korábban. Mikor történt a változás? Azt megmutatja egy jó napi összesítés.
Itt elérkezünk oda, hogy mennyibe is kerül az, amit reggel nem tud a cégvezető? Nos, annyiba, amennyivel nem növekszik a nyereség, vagy annyival, amennyivel csökken a termelés, vagy amennyivel kevesebbet ér a készlet, amennyivel kisebb a megrendelésállomány, … és még sorolhatnánk. A pozitív különbséget az okozza, ha vannak friss információink és élünk is azokkal a lehetőségekkel, amiket azok sugallnak vagy egyenesen elénk tárnak.
Ki ad reggelente friss adatokat a cégvezető számára?
Egy jó szoftver nyilván jól jön ahhoz, hogy a cégvezetőnek minden reggel rendelkezésre álljanak a számára fontos információk. Egy ilyen szoftvernek pontosan azokat az információkat kell minden napra összeállítania a cégvezető számára, amelyeket ő előre meghatároz.
Gondolja csak el!
Jó lenne Önnek, ha minden reggel ott állnának a következő kimutatások az asztalán vagy a notebook-ján ezekkel az adatokkal?
Az is lehet, hogy a cégvezető már annyira tulajdonosként viselkedik, hogy nem érdeklik ilyen információk. Ebben az esetben biztosan van egy gazdasági igazgatója, vagy pénzügyi vezetője, akiknek rendkívül értékesek lennének hasonló információk, de a döntéseket végül vagy a cégvezető, vagy a cég vezetősége együtt hozza meg.
Mennyire lesz megalapozott egy döntés, a szakmai kompetencián túl annyira, amennyire frissek és pontosak a rendelkezése álló információk.
Összegzés
Ez a gondolatébresztő arra kíván rámutatni, hogy a cégvezető gyors, napi szintű beavatkozási hajlandóságához már csak friss információk kellenek a saját cégéről és együtt is van az a recept, ami lehetővé teszi, hogy már holnap jobban menjen a cég. Nyilván sok minden kell még ehhez, de a legfontosabb alap éppen ennyi.
A Servantes
Végül is ki ad reggelente friss adatokat a cégvezető számára? Hát a Servantes Vezetői Információs szoftverrendszer, ami a Servantes Vállalati Szoftverrendszer egy modulja.
A Servantes olyan vállalati rendszer, amit magyar cégek is megengedhetnek maguknak. Egyetlen „veszély” a következő:
A Servantes-szel ugyanazt a munkát kevesebben is végezhetik, vagy ugyanannyian többet végeznek el vele.
Kérjen személyes vagy távbemutatót, hogy bemutathassuk Önnek, mennyi értékes információ van egy cégben, ami jól jönne a cégvezető számára, s amit haszonnal alkalmazhatna a növekedéshez.
Bemutatót kérek